Arrivee tardive
Un backpacker arrive apres minuit
La reception voit le lit reserve, le solde, les consignes et le statut de menage avant de remettre la cle.
PMS for hostels, youth hostels and group accommodations
Manage beds, not just rooms.
ChartsCloud helps hostels control bed-level reservations, mixed dorms, groups, late arrivals and reception operations with a simple, modern tool built for the field.
Bed-level
Reservation and assignment at bed level.
Groups
Schools, sports, associations.
Lean team
Less stress at the front desk.
Planning dortoirs
Ce soir - 38 arrivees
Dortoir A - mixte
6 / 8 occupes
A1
Lina
A2
Mateo
A3
Libre
A4
A nettoyer
Dortoir F - femmes
complet
F1
Group 21
F2
Group 21
F3
Nora
F4
Eva
Groupe scolaire - 42 personnes
Mineurs
34
Accompagnateurs
8
A traiter
3
Why a dedicated hostel page
Classic hotel PMS do not cover the reality of a dormitory.
An 8-bed dorm can hold 8 different travellers, multiple arrivals, gender or age constraints and partial housekeeping. If the system only thinks in rooms, the team ends up with notes, spreadsheets and avoidable errors.
Un lit vendu deux fois
Quand le systeme ne distingue pas chambre et lit, la reception compense manuellement.
Contraintes de genre et mineurs
Les dortoirs femmes, hommes, mixtes ou groupes mineurs demandent une vraie logique operationnelle.
Groupes difficiles a repartir
Un groupe scolaire ou sportif ne se gere pas comme une reservation individuelle classique.
Arrivees tardives sous pression
La nuit, l information doit etre claire : paiement, lit, consignes, documents et exceptions.
Menage partiel
Dans un dortoir, un lit peut etre a refaire pendant que la chambre reste occupee.
Couts operationnels serres
Les hostels ont besoin d outils rapides, simples et rentables, pas d un systeme lourd.
Bed-level management
Every bed becomes a clear operational unit.
A traveller books a bed in a mixed dorm. Another extends their stay. A third switches beds to join their group. ChartsCloud gives a readable view of what is reserved, occupied, available, to clean or blocked.
Voir les disponibilites au lit
Gerer chambres privees et dortoirs ensemble
Reassigner un lit sans perdre l historique
Eviter les doubles ventes
Identifier les lits a nettoyer
Coordonner les arrivees multi-nuits
Dortoir B - 8 lits
Occupation detaillee
B1Occupe
Alex - 3 nuits
Check-out demain
B2Reserve
Mina - arrivee 23:40
Solde a encaisser
B3Libre
Disponible
Pret a vendre
B4Menage
A refaire
Draps changes requis
Reservation groupe
Voyage scolaire - 42 participants
Participants
Suivez adultes, mineurs, accompagnateurs et consignes sans fichier separe.
Repartition
Preparez les separations femmes, hommes, mineurs et adultes avant l arrivee.
Allocation
Passez d une reservation groupe a des chambres ou lits assignes concretement.
Tracabilite
Gardez une trace claire des changements sensibles et des responsabilites operationnelles.
Groups and field constraints
Groups become manageable, even when they change.
Schools, sports clubs, associations, organised tours: centralise the booking, then manage participants, supervisors, minors and assignments without a parallel spreadsheet.
Girls/boys separation, supervisor rooms, staggered arrivals and last-minute changes: the PMS must help reception make the right decisions fast.
The goal is not just to sell capacity. It is to coordinate a real arrival, with people, instructions and responsibilities.
Reception, housekeeping, control
Less pressure when the lobby is full.
When the team is small, every action must be clear: find a bed, move a traveller, collect a balance, note a late arrival, alert housekeeping.
Check-in plus fluide
L equipe voit le lit, le sejour, le solde et les informations utiles sans chercher dans plusieurs ecrans.
Housekeeping coordonne
Suivez les lits et chambres a nettoyer, meme quand une partie du dortoir reste occupee.
Operations sensibles controlees
Limitez les actions critiques aux bonnes personnes pour reduire les erreurs au comptoir.
Automatisation utile
Pre-arrivee, rappels, consignes de nuit et messages voyageurs peuvent etre prepares sans complexite.
Scenarios your team already knows.
The page does not describe an architecture. It shows how the PMS absorbs the situations that punctuate a real hostel.
Dortoir feminin
Le dernier lit disponible n est pas le bon
Le planning evite de placer par erreur une voyageuse dans un dortoir mixte ou non adapte.
Groupe scolaire
42 participants arrivent en bus
Les accompagnateurs, mineurs, chambres filles/garcons et exceptions sont visibles dans une reservation groupe.
Changement minute
Deux voyageurs veulent rester ensemble
L equipe reaffecte les lits sans perdre la reservation, les paiements ou l historique.
Menage partiel
Un lit sort, trois lits restent occupes
Le housekeeping sait exactement quoi refaire sans bloquer toute la chambre.
Multi-nuits
Un groupe change ses dates
La reception voit l impact sur les lits, les chambres et les departs sans reconstruire le planning.
Sustainable operations
Ready for tomorrow's operations.
ChartsCloud is designed with the evolution of accommodation requirements in mind: better traceability, cleaner accounting flows and preparation for future e-invoicing exchanges.
Facturation plus propre
Des flux mieux structures pour simplifier le suivi comptable et les evolutions futures.
Tracabilite operationnelle
Un socle clair pour suivre les actions sensibles, les roles et les changements importants.
Operations standardisees
Des processus plus repetables pour les equipes de reception, de nuit et de menage.
Integrations modernes
Une vision produit orientee vers les connexions finance et les besoins reglementaires a venir.
"Nous ne raisonnons pas en chambres, nous raisonnons en lits. C est exactement ce qu il nous fallait."
Directrice operationnelle
Hostel urbain, 120 lits
"Les groupes scolaires etaient notre plus grosse source d erreurs. La repartition est devenue beaucoup plus claire."
Responsable hebergement
Auberge de jeunesse multi-sites
"L equipe de nuit sait quoi faire sans appeler le manager a chaque arrivee tardive."
Front-office manager
Backpacker hostel