Arrivee tardive
Un backpacker arrive apres minuit
La reception voit le lit reserve, le solde, les consignes et le statut de menage avant de remettre la cle.
PMS pour hostels, auberges et hebergements de groupe
Gerez des lits, pas seulement des chambres.
ChartsCloud aide les hostels a controler les reservations au lit, les dortoirs mixtes, les groupes, les arrivees tardives et les operations de reception avec un outil simple, moderne et pense pour le terrain.
Bed-level
Reservation et affectation au lit.
Groupes
Ecoles, sports, associations.
Equipe reduite
Moins de stress au comptoir.
Planning dortoirs
Ce soir - 38 arrivees
Dortoir A - mixte
6 / 8 occupes
A1
Lina
A2
Mateo
A3
Libre
A4
A nettoyer
Dortoir F - femmes
complet
F1
Group 21
F2
Group 21
F3
Nora
F4
Eva
Groupe scolaire - 42 personnes
Mineurs
34
Accompagnateurs
8
A traiter
3
Pourquoi une page dediee aux hostels
Les PMS hoteliers classiques ne couvrent pas la realite d'un dortoir.
Un dortoir de 8 lits peut contenir 8 voyageurs differents, plusieurs arrivees, des contraintes de genre ou d'age et un menage partiel. Si le systeme raisonne seulement en chambres, l'equipe finit avec des notes, des tableurs et des erreurs evitables.
Un lit vendu deux fois
Quand le systeme ne distingue pas chambre et lit, la reception compense manuellement.
Contraintes de genre et mineurs
Les dortoirs femmes, hommes, mixtes ou groupes mineurs demandent une vraie logique operationnelle.
Groupes difficiles a repartir
Un groupe scolaire ou sportif ne se gere pas comme une reservation individuelle classique.
Arrivees tardives sous pression
La nuit, l information doit etre claire : paiement, lit, consignes, documents et exceptions.
Menage partiel
Dans un dortoir, un lit peut etre a refaire pendant que la chambre reste occupee.
Couts operationnels serres
Les hostels ont besoin d outils rapides, simples et rentables, pas d un systeme lourd.
Bed-level management
Chaque lit devient une unite operationnelle claire.
Un voyageur reserve un lit dans un dortoir mixte. Un autre prolonge son sejour. Un troisieme change de lit pour rejoindre son groupe. ChartsCloud donne une vision lisible de ce qui est reserve, occupe, disponible, a nettoyer ou bloque.
Voir les disponibilites au lit
Gerer chambres privees et dortoirs ensemble
Reassigner un lit sans perdre l historique
Eviter les doubles ventes
Identifier les lits a nettoyer
Coordonner les arrivees multi-nuits
Dortoir B - 8 lits
Occupation detaillee
B1Occupe
Alex - 3 nuits
Check-out demain
B2Reserve
Mina - arrivee 23:40
Solde a encaisser
B3Libre
Disponible
Pret a vendre
B4Menage
A refaire
Draps changes requis
Reservation groupe
Voyage scolaire - 42 participants
Participants
Suivez adultes, mineurs, accompagnateurs et consignes sans fichier separe.
Repartition
Preparez les separations femmes, hommes, mineurs et adultes avant l arrivee.
Allocation
Passez d une reservation groupe a des chambres ou lits assignes concretement.
Tracabilite
Gardez une trace claire des changements sensibles et des responsabilites operationnelles.
Groupes et contraintes terrain
Les groupes deviennent gerables, meme quand ils changent.
Ecoles, clubs sportifs, associations, voyages organises : centralisez la reservation, puis gerez les participants, les accompagnateurs, les mineurs et les affectations sans tableur parallele.
Separations filles / garcons, chambres accompagnateurs, arrivees en sous-groupes et changements de derniere minute : le PMS doit aider la reception a prendre les bonnes decisions vite.
L'objectif n'est pas seulement de vendre une capacite. C'est de coordonner une arrivee reelle, avec des personnes, des consignes et des responsabilites.
Reception, housekeeping, controle
Moins de pression quand le lobby est plein.
Quand l'equipe est reduite, chaque action doit etre claire : trouver un lit, deplacer un voyageur, encaisser un solde, noter une arrivee tardive, prevenir le menage.
Check-in plus fluide
L equipe voit le lit, le sejour, le solde et les informations utiles sans chercher dans plusieurs ecrans.
Housekeeping coordonne
Suivez les lits et chambres a nettoyer, meme quand une partie du dortoir reste occupee.
Operations sensibles controlees
Limitez les actions critiques aux bonnes personnes pour reduire les erreurs au comptoir.
Automatisation utile
Pre-arrivee, rappels, consignes de nuit et messages voyageurs peuvent etre prepares sans complexite.
Des scenarios que votre equipe connait deja.
La page ne decrit pas une architecture. Elle montre comment le PMS absorbe les situations qui rythment une vraie auberge.
Dortoir feminin
Le dernier lit disponible n est pas le bon
Le planning evite de placer par erreur une voyageuse dans un dortoir mixte ou non adapte.
Groupe scolaire
42 participants arrivent en bus
Les accompagnateurs, mineurs, chambres filles/garcons et exceptions sont visibles dans une reservation groupe.
Changement minute
Deux voyageurs veulent rester ensemble
L equipe reaffecte les lits sans perdre la reservation, les paiements ou l historique.
Menage partiel
Un lit sort, trois lits restent occupes
Le housekeeping sait exactement quoi refaire sans bloquer toute la chambre.
Multi-nuits
Un groupe change ses dates
La reception voit l impact sur les lits, les chambres et les departs sans reconstruire le planning.
Operation durable
Prepare pour les operations de demain.
ChartsCloud est concu avec l'evolution des obligations d'hebergement en tete : meilleure tracabilite, flux comptables plus propres et preparation aux futurs echanges de facturation electronique.
Facturation plus propre
Des flux mieux structures pour simplifier le suivi comptable et les evolutions futures.
Tracabilite operationnelle
Un socle clair pour suivre les actions sensibles, les roles et les changements importants.
Operations standardisees
Des processus plus repetables pour les equipes de reception, de nuit et de menage.
Integrations modernes
Une vision produit orientee vers les connexions finance et les besoins reglementaires a venir.
"Nous ne raisonnons pas en chambres, nous raisonnons en lits. C est exactement ce qu il nous fallait."
Directrice operationnelle
Hostel urbain, 120 lits
"Les groupes scolaires etaient notre plus grosse source d erreurs. La repartition est devenue beaucoup plus claire."
Responsable hebergement
Auberge de jeunesse multi-sites
"L equipe de nuit sait quoi faire sans appeler le manager a chaque arrivee tardive."
Front-office manager
Backpacker hostel